Schritt für Schritt zum neuen TMS
Irgendwann steht die Investition in ein Transport-Management-System (TMS) an. Das ist für Unternehmen eine grundlegende Entscheidung, die nicht alle Tage vorkommt. Was dabei zu beachten ist.
Wenn sich Anforderungen nur noch mit Krücken bewältigen lassen, Aufwand und Wartungskosten ins Unermessliche steigen und Sicherheitslücken zum Risiko werden – dann ist es Zeit für einen Systemwechsel. Veraltete Technologie kann ein Hemmschuh sein und im schlimmsten Fall die Existenz der gesamten Organisation gefährden. Die Entscheidung für ein neues Transport-Management-System, das interne Prozesse und externe Anforderungen leichter abbilden kann, ist dann der nächste konsequente Schritt.
Was ist eigentlich ein Transport-Management-System?
Wer sich auf die Suche nach einem Transport-Management-System (TMS) begibt, findet sich in einem unübersichtlichen Markt wieder. Viele Anbieter preisen Systeme zur Steuerung von Warenbewegungen an. Der Überblick fällt schwer. Zunächst eine grundlegende Definition: Ein TMS ist eine Software zur Planung, Durchführung und Optimierung von Transporten. Das System digitalisiert und automatisiert alle Abläufe für Warenbewegungen auf der Straße, der Schiene, dem Wasser oder in der Luft – auch in Kombination mehrerer Verkehrsträger. Ein anderer Begriff für TMS ist Speditionssoftware.
Das Angebot ist breit. Die Systeme unterscheiden sich stark voneinander. Die Unterschiede bei Transport-Management-Systemen liegen vor allem in der Funktion, Flexibilität, Einsatzart, Branchenfokus, Bedienung, Integrationsmöglichkeiten und Skalierbarkeit. In einer Spedition decken sie Basisprozesse wie Auftragserfassung, Disposition und Abrechnung inklusive Dokumentenmanagement und Verwaltung von Lademitteln ab. Zu den weiteren Funktionen gehören unter anderem das Fahrer-, Fahrzeug- und Fuhrparkmanagement, die Integration von Daten aus vor- und nachgelagerten Drittsystemen wie Telematik, Finanzbuchhaltung oder externen Plattformen sowie Data-Analytics und vieles mehr.
Wie TMS Effizienz und Existenz sichern können
Ein modernes Transport-Management-System hilft Unternehmen, ihren Aufwand für Ressourcen zu verringern und ihre Kapazitäten optimal auszulasten. Eine fortschrittliche Speditionssoftware bringt Vorteile - für alle Beteiligten.
ü Effizientere Tourenplanung
Optimal berechnete Routen, die auf Verkehr, Ladevolumen, Zeitfenstern und weiteren Faktoren basieren, reduzieren die Verschwendung von Ressourcen.
ü Volle Kostenkontrolle
Ob Maut-, Diesel- oder Arbeitskosten – jeder Aufwand fließt in die Kalkulation mit ein. Das führt zu realistischen Preisen und zeigt Einsparpotenziale auf.
ü Transparente Kommunikation
Automatisches Tracking, Status-Updates etc. zeigen in Echtzeit, wo sich die Ware befindet und wann sie ankommt. Das steigert Vertrauen und Kundenzufriedenheit.
ü Effiziente Abwicklung
Aufträge automatisiert erfassen, disponieren, abrechnen und dokumentieren, allein das reduziert den Aufwand und minimiert die Anzahl der Fehler.
ü Bessere Fahrzeugauslastung
Gebündelte Sendungen nutzen den Laderaum optimal aus. Das ist nicht nur wirtschaftlich, sondern auch gut für die Umwelt.
ü Hohe Rechtssicherheit
Ob Lenk- und Ruhezeiten, Zoll oder DSGVO – mit TMS lassen sich Abläufe revisionssicher dokumentieren und Vorschriften leichter einhalten.
ü Skalierbare Ressourcen
Das System wächst mit Kunden und Aufträgen. Das entlastet die Organisation und setzt Ressourcen für eine weitere Expansion frei.
Tipps für den Vergleich von TMS
Es gibt kein Standardunternehmen. Jedes Unternehmen ist individuell. Je komplexer die Transportaufgabe ist, desto mehr Anforderungen muss ein System erfüllen. Ein Vergleich von TMS ist deshalb nicht einfach. Der erste Schritt ist eine Bedarfsanalyse. Sie legt fest, welche grundlegenden Anforderungen das System erfüllen muss. Auf dieser Grundlage können Transport- und Speditionsunternehmen den Markt nach passenden Systemen durchsuchen und eine "Longlist" mit Systemen erstellen, die ihre spezifischen Aufgaben bewältigen können. Die drei wichtigsten Fragen sind:
Welche Aufgaben muss das System erfüllen? Ein passendes System erfüllt mit seinen Funktionen die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens. Definieren Sie die Aufgaben, z. B. in den Bereichen Disposition, Routenplanung und Sendungsverfolgung.
Mit welchen Systemen muss das TMS zusammenarbeiten? Das TMS sollte sich nahtlos in die bestehende IT-Landschaft integrieren lassen. Für maximale Effizienz und konsistente Daten muss das System an interne und externe Systeme wie z. B. ERP- und Lagerverwaltungssysteme, Plattformen, Telematik, Personal- und Finanzsysteme anschließen. Schnittstellen sind entscheidend.
Was muss das System in Zukunft bewältigen können? Das System muss flexibel sein. Ob neue Geschäftsprozesse, Branchenspezifika oder individuelle Anforderungen von Partnern, Kunden oder intern – das System muss sich leicht anpassen lassen. Je höher die Konfigurierbarkeit, desto länger ist das System einsetzbar.
Die wichtigsten Schritte zum neuen TMS
Die Grundlage für ein neues TMS ist eine gründliche Prozessanalyse bestehender Arbeitsabläufe und Anforderungen. Exakt dokumentiert, deckt sie Lücken und Optimierungspotenziale auf. Das schärft die Zielsetzung. In diesem Zuge wird die Longlist zur Shortlist. Je klarer das Ziel, desto leichter die Entscheidung.
Auf dem Weg zum neuen System müssen die technischen Rahmenbedingungen und Datenstrukturen geprüft werden. Verfügbarkeit und Qualität der Stammdaten sind genau so entscheidend wie die Leistungsfähigkeit der Infrastruktur, die das neue System effizient unterstützen und integrieren soll.
Der dritte wichtige Punkt betrifft die Anwender und sonstigen Stakeholder. Alle relevanten Abteilungen und Mitarbeiter müssen am Prozess beteiligt sein. Das erfasst den aktuellen Bedarf und erhöht später die Akzeptanz und erleichtert die Einführung des neuen Systems.
In der vierten Phase erfasst ein detailliertes Pflichten- oder Lastenheft alle Anforderungen. Dieses Dokument vermeidet zeitintensive und teure Missverständnisse. Softwareunternehmen bieten exakt an. Fehlkonfigurationen und aufwendige Anpassungen im späteren Projektverlauf entfallen.
Wer bei der TMS-Auswahl hilfreich sein kann
Die Auswahl eines neuen Systems braucht Zeit und stringente Führung. Der Prozess kann durch externe Berater oder interne Teams begleitet werden. Externe Berater bringen Marktkenntnisse, Methoden und Werkzeuge sowie die nötige Erfahrung in vergleichbaren Projekten mit. Die Spezialisten helfen bei der ersten Auswahl – der Longlist mit den Wunschkandidaten. Dazu erfassen sie die Bedürfnisse und suchen als unabhängiger Dritter passende Anbieter.
Wer die Aufgabe intern lösen möchte, stellt am besten ein Team aus Key-Usern zusammen, das unter Führung eines Projektleiters technische Anforderungen und Prozesse analysiert und bewertet. Dieses Team kann auch auf die Hilfe von Softwareherstellern oder Anbietern zurückgreifen. Jedoch ist hier Vorsicht geboten, sie könnten befangen sein und ihre Bedarfsermittlung dem eigenen Angebot beugen.
Erste Orientierung rund um Logistiksoftware
Wer noch ganz am Anfang seiner Überlegungen steht, kann sich bei Medienhäusern und Vergleichsplattformen einen guten Überblick verschaffen. Die Fachzeitschrift Logistik heute listet im Branchenguide einige Anbieter auf. Im Matchmaker der Bundesvereinigung Logistik (BVL) lassen sich Systeme vergleichen. Seit Anfang 2025 bietet die Vergleichsplattform even logistics Lösungen für digitale Logistik. Die Bewertungsplattform captera informiert über Anbieter. Der kostenpflichtige Gartner Magic Quadrant zeigt, wer unter den TMS-Anbietern Leader, Visionär, Nischenanbieter oder Challenger ist. Praktische Hilfestellungen bekommen Mitgliedsunternehmen zum Beispiel in Verbänden. Ein Beispiel dafür ist die E.L.V.I.S. AG. Der Europäische Ladungsverbund Internationaler Spediteure bietet Projektmanagement: TMS-Umstellung. Vermittlerrollen wie diese vermeiden Konflikte, teure Umwege. Die Erfahrung der Berater beschleunigt den Prozess.
TMS live auf Messen und Veranstaltungen
Ein guter Ort für direkten Kontakt und Live-Demonstrationen und den direkten Vergleich sind Fachmessen und Kongresse, bei denen Logistik- und Transportbranche im Fokus steht. Alle zwei Jahre bringt die transport logistic als internationale Leitmesse die Logistikbranche nach München und deckt als B2B-Plattform die gesamte Supply Chain über alle Verkehrsträger ab. 2025 konzentrierte sich eine von zwölf Hallen vorwiegend auf IT- und Technologiesysteme. Ebenso konzentriert tauchen die Logistiksoftwarespezialisten auf der LogiMAT in Stuttgart auf. Auf der Produktmesse füllen die Softwareanbieter ebenfalls eine ganze Halle. Dazu kommen Fachveranstaltungen wie z. B. TMS & Co, eine jährliche Konferenz von der DVZ mit konkreten Lösungsbeispielen und einer angeschlossenen Fachausstellung. Mit einem vorgelagerten Extra-Tag für KI lohnt sich die Anreise doppelt.
In neun Monaten ans Ziel
Je gründlicher die Bedarfsermittlung und je exakter die Prozessanalyse, desto leichter fällt die Auswahl und desto einfacher ist die spätere Umsetzung. Deshalb ist die Vorbereitung genauso wichtig wie die Implementierung. Mit der Vertragsunterschrift beginnt die Implementierung, die ein klares Ziel hat – ein von allen getragener Go-live! Bei Brabender dauert die Implementierung im Schnitt neun Monate.
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